Cos’è e soprattutto come funziona la conservazione sostitutiva fatture elettroniche? Con le fatture elettroniche cambiano le modalità di gestione. Il primo aspetto da considerare è che l’opera di conservazione costituisce un obbligo sancito dalla legge e deve riflettere alcuni requisiti tecnici.
La conservazione sostitutiva di fatture elettroniche interessa, in realtà, sia le fatture elettroniche che i documenti digitali e corrisponde a un sistema a cui fanno riferimento professionisti, lavoratori autonomi e imprese destinato alla creazione, emissione, gestione, archiviazione e conservazione di vari documenti.
Non stiamo parlando solo di fatture elettroniche, ma anche di libri contabili e altri documenti informatici. C’è una serie di vincoli da rispettare affinché il documento disponga di valore legale. Partiamo dalle caratteristiche relative al file che viene impiegato nella conservazione sostitutiva di una fattura.
È rilevante il formato, che dovrà essere XML, grazie al quale viene certificata data e ora di emissione. Per appurare l’autore del file è necessaria la presenza della firma digitale. In merito alle informazioni riportate all’interno del file, dovranno essere indicati, tra le altre, numero di fattura, P.IVA dei soggetti coinvolti, eccetera.
Qualora il file inerente a una fattura rientri in un lotto, quest’ultimo dovrà rispettare un criterio cronologico, riportare una marca temporale e la firma digitale di colui che è considerato il soggetto responsabile.
La conservazione sostitutiva fatture elettroniche interessa quanti le emettono e coloro che le ricevono. La normativa prevede l’integrità della fattura, la presenza di riferimenti temporali e l’unicità di colui che ha provveduto all’emissione. Sono informazioni implementate nella fattura elettronica mediante marca temporale e firma digitale. Secondo quanto sancito dall’Agenzia delle Entrate, la fattura va archiviata entro 15 giorni da quando è stata emessa.
Dal punto di vista degli strumenti tecnici, è indispensabile rivolgersi a soggetti che sono stati accreditati in qualità di conservatori. È tuttavia disponibile anche un sistema gratuito di conservazione fornito dall’Agenzia delle Entrate. Si tratta di una piattaforma interessante ma va tenuto presente che è valida esclusivamente per le fatture. Eppure, la conservazione elettronica, per legge, è estesa a registri e documenti che riguardano il ciclo attivo e passivo.
Di frequente le aziende che si occupano di software specializzati nella fatturazione elettronica mettono a disposizione dei clienti sistemi destinati alla conservazione di fatture e notifiche. L’attività di conservazione può così realizzarsi automaticamente, senza che siano richieste specifiche competenze tecniche da parte dell’utilizzatore.
L’intento della conservazione sostitutiva fatture elettroniche è sostituire la carta con le risorse digitali. È un processo che fornisce numerosi vantaggi, non ultimo la praticità nell’accesso e gestione, senza contare la non deteriorabilità e autenticità. Ci sono dei benefici anche per quello che riguarda lo spazio e i costi di conservazione rispetto a ciò che accade con le fatture tradizionali.
Grazie alla Legge di Bilancio 2018 e alcune norme che le sono seguite, sono stati individuati soggetti che non risultano vincolati dall’obbligo della fattura elettronica sebbene siano in possesso di partita iva. Stiamo facendo riferimento a imprese e lavoratori che lavorano nel regime di vantaggio, quanti lavorano nell’ambito del regime forfettario, ma anche piccoli produttori agricoli, medici, farmacisti, operatori sanitari, associazioni sportive dilettantistiche attive nel regime forfettario con ricavi annui fino a 65mila euro, imprese che fatturano beni o servizi destinati a soggetti non residenti in Italia o extra-comunitari.
